شرکت اتوماسیون اداری حسیب
سامانه یکپارچه بودجه‌ریزی، نظارت بر اجرا
سامانه یکپارچه بودجه‌ریزی و نظارت بر اجرا از بسته‌های نرم‌افزاری متعددی تشکیل یافته است که ضمن بودجه‌ریزی و توزیع منابع میان واحدها و دستگاه‌های اجرایی، امکان توزیع و مدیریت منابع تا سطح کارشناس تخصصی رافراهم آورده است. منابع توزیع شده پس از تصویب قابل استفاده در واحدهای اجرایی می‌باشد که با ثبت درخواست و طی گردشکار مربوطه، تأمین اعتبار صورت می‌پذیرد.
درخواست‌های تأمین اعتبار شده با توجه به نوع معامله به روش‌های خرید کالا و خدمات یا انعقاد قرارداد، قالب اجرایی به خود می‌گیرند که هر کدام پس از تأیید کاربران ذیصلاح و طی گردشکار مربوطه به مسئولان ابلاغ خواهندشد. در انتها نیز با ثبت عملکرد برای قراردادها و خرید کالاهای تأیید شده، تراکنش‌های مالی متناظر ثبت خواهندشد.
بدین ترتیب ضمن شفاف‌سازی مسیر بودجه‌ریزی تا اجرا، امکان مدیریت هرچه مطلوب‌تر این فرآیند و اتخاذ تصمیمات لازم برای افزایش کارایی فراهم خواهد آمد.
بسته‌های نرم افزاری سیبنا
ميزكار
از آن‌جایی که سامانه سیبنا به صورت یکپارچه تدوین شده است کاربران می‌توانند با یک نام کاربری و کلمه عبور به تمامی بسته‌های متنوع تعبیه شده در سیبنا دسترسی داشته و کلیه کارهای ارجاعی را در یک میزکار به انجام برسانند.
در میزکار امکاناتی که در محیط واقعی به اجرا در می‌آید همانند ارجاع به نفر بعد، عودت به نفر قبل، عودت به مبدأ و حتی ارجاع به فرد مورد نظر خاص تعبیه گردیده است. علاوه بر آن مدیریت نفرات قبلی و بعدی و یا حتی تمامی کسانی که با این موضوع خاص مرتبط هستند و در مسیر گردشکار وجود دارند با سامانه سیبنا بوده و دیگر آشفتگی ذهنی و دغدغه برای پیدا کردن ادامه مسیر کار برای کاربران وجود ندارد زیرا نظارت بر تمامی این موارد به عهده سیبنا است.
دیگر قرارداد و درخواست خرید کالا و خدمات را بررسی و تائید می‌نمایید. میزکار مجتمع کارتابل‌های کل بسته‌های نرم‌افزاری را به صورت متمرکز مدیریت نموده و موجب سهولت کاربری و کنترل فرآیندها و گردشکارهای تخصصی سامانه می‌گردد.
داشبورد
داشبورد مدیریت دارای سربرگ‌های متنوعی می‌باشد که در هر بخش آمار و ارقام نمایش داده شده به کاربر با توجه به جایگاه سازمانی وی در سازمان می‌باشد. از مزیت‌های پالایش اطلاعات بر اساس حوزه دسترسی کاربری می‌توان به ساده‌سازی، امنیت و تفکیک در اطلاعات استخراج شده اشاره نمود.
با در نظر گرفتن زمان در روند اجرای بودجه، اطلاعات نمایش داده شده در داشبورد مدیریتی در فصل‌های متنوعی بخش‌بندی شده‌اند تا نقایص احتمالی در هر بخش از روند اجرای بودجه برای کارشناس مربوطه به وضوح نمایان گردد.
از ویژگی‌های عمومی داشبوردهای مدیریتی می‌توان به سرعت انتقال دامنه وسیعی از اطلاعات در یک نما به کاربر مورد نظر اشاره نمود.
فهرستبها
دانش گرد آمده در این بسته به منظور برآورد هزینه‌های خرید کالا و خدمات در هنگام ثبت درخواست مورد استفاده قرار می‌گیرد که این اطلاعات توسط کاربر یا گروه کاربران مجاز ثبت می‌شوند.
از سایر ویژگی‌های این بانک اطلاعاتی می‌توان به استخراج آمار و ارقام عملکرد و هزینه واقعی انجام شده در بسته‌های خرید کالا و خدمات اشاره نمود. این امکان موجب می‌شود تا اطلاعات برآورد شده با اطلاعات واقعی مقایسه شده و تفاوت‌های احتمالی اصلاح شوند.
امکان ثبت فهرست‌بهای استاندارد هم‌چون فهرست‌بهای سازمان مدیریت و برنامه ریزی کشور نیز از دیگر ویژگی‌های منحصر به فرد موجود در بسته بانک فهرست بهای کالا و خدمات می‌باشد.
پیمانکاران
تمامی اطلاعات اشخاص حقیقی و حقوقی که تحت عنوان پیمانکار یا تأمین‌کننده با سازمان همکاری دارند در بسته بانک اطلاعات تأمین‌کنندگان و پیمانکاران ثبت و به‌روز رسانی می‌گردند.
از ویژگی‌های برجسته بسته بانک اطلاعات تأمین‌کنندگان و پیمانکاران می‌توان به مدیریت تاریخ اعتبار اطلاعات پیمانکاران و تأمین کنندگان اشاره نمود تا بتوان برای اطلاعات ثبت شده و یا زمان همکاری با پیمانکار محدوده زمانی در نظر گرفت. امکان تشکیل پرونده الکترونیکی برای پیمانکاران و تأمین‌کنندگان از دیگر ویژگی‌های بسته بانک اطلاعات تأمین‌کنندگان و پیمانکاران در نرم‌افزار سیبنا می‌باشد. با استفاده از این ویژگی می‌توان اطلاعات گوناگونی را از پیمانکاران و تأمین‌کنندگان در دسته‌های مختلف گردآوری نمود.
از اطلاعات گردآوری شده در بسته بانک اطلاعات تأمین‌کنندگان و پیمانکاران به عنوان منبع اطلاعاتی در بسته‌های مدیریت قراردادها و تعهدات، خرید کالا و خدمات و درخواست هزینه استفاده می‌گردد.
مديريت قراردادها و تعهدات
اصولا مدیریت کلیه قراردادها و تعهدات در تمامی واحدها و دستگاه‌های اجرایی، با رعایت و کنترل سقف‌های بودجه‌ای و تخصیص‌های انجام شده که در بسته مدیریت قراردادها و تعهدات سیبنا با امکانات متنوع و به صورت گسترده تحت پوشش قرارداده شده است.
از جمله امکانات ارائه شده در بسته مدیریت قراردادها و تعهدات می‌توان به مدیریت متمرکز الگوهای قرارداد و تدوین خودکار متن اشاره نمود که با استفاده از این امکان اشتباهات انسانی به صورت چشمگیری کاهش یافته و چالش‌های حقوقی نیز پوشش داده می‌شود و در زمان نیز به میزان قابل توجهی صرفه جویی می‌گردد.
مدیریت گردشکار تایید و امضای قرارداد، مراحل پرداخت و گردشکارهای تایید مراحل پرداخت نیز برای پوشش تمامی سطوح کنترلی قراردادها و تعهدات در این بسته تعبیه گردیده است.
با در نظر گرفتن پیمانکاران و تأمین‌کنندگان به عنوان بخش مهمی از قراردادها و تعهدات، سیبنا امکان کنترل و ارائه سوابق پیمانکاران و تأمین‌کنندگان در کلیه واحدها و دستگاه‌های اجرایی را فراهم آورده است.
مديريت درخواست
بودجه پس از تصویب باید تأمین اعتبار گردد. برای تأمین اعتبار در سیبنا از بسته مدیریت درخواست‌ها استفاده می‌شود. در این بخش از روند اجرای بودجه، تمامی دستگاه‌ها و واحدهای اجرایی مجاز می‌توانند در چهارچوب بودجه اختصاص یافته درخواست‌های خود را ارائه نمایند. هر درخواست با توجه به نوع می‌تواند دارای گردشکارهای متنوعی باشد. اگر درخواستی دارای گردشکار باشد پس از تائید کاربر یا گروه کاربران مجاز، در مرحله بعدی که همان هزینه است قابل استفاده خواهد بود.
درخواست‌های هزینه‌ای که برای خرید کالا و خدمات ثبت می‌گردند قادر به استفاده از بانک اطلاعات فهرست بها می‌باشند و در صورت بکارگیری از بانک اطلاعات فهرستبها امکان برآورد مناسب برای هر درخواست میسر خواهد بود.
مدیریت قوانین و مقررات
به منظور پشتیباتی حقوقی و قانونی در طول بودجه‌ریزی و فرآیند اجرا در سیبنا، بسته مدیریت قوانین و مقرراتی پیش بینی شده است تا تمامی ضوابط سازمان، کلیه بایدها و نبایدها و دستورالعمل‌های فصلی، سالانه یا روزانه در قالب یک بانک اطلاعاتی جامع و متمرکز گردآوری شده و مورد استفاده قرار گیرد. در بسته مدیریت قوانین و مقررات، امکان ثبت قوانین و مقررات مورد نیاز کارشناسان مربوطه در سازمان و اطلاع‌رسانی قرار داده شده است.
از دیگر ویژگی‌های برجسته بسته مدیریت قوانین و مقررات می‌توان به امکان گروه‌بندی موضوعی و جستجو در متن قوانین و مقررات اشاره نمود که باعث افزایش سرعت و سهولت در دستیابی به اطلاعات ثبت شده می‌گردد.
مديريت خريد كالا و خدمات
بسته مدیریت خرید کالا و خدمات به منظور پشتیبانی سیبنا برای هر آنچه که خارج از چهارچوب قراردادها و تعهدات تلقی می‌گردد طراحی و ارائه شده است. در این بسته با امکان گردشکارهای تائید و همچنین ثبت عملکرد عوامل نظارت و تأیید مورد نیاز برای خرید کالا و خدمات در نظر گرفته شده است.
از دیگر ویژگی‌های برجسته در بسته مدیریت خرید کالا و خدمات می‌توان به امکان ارزیابی پیمانکاران و تأمین‌کنندگان اشاره نمود که باعث به‌روز رسانی مداوم اطلاعات گردآوری شده می‌گردد.
در سیبنا امکان ثبت فرم‌های درخواست کالا و خدمات نیز وجود دارد. پس از این‌که فرم تفصیلی توسط کارشناس مربوطه ثبت شد شماره تخصیص و سند حسابداری توسط کارشناس اعتبارات در سیستم وارد می‌گردد؛ در ضمن کاربر می تواند با ورود به این قسمت درخواست کالای خود را ثبت نماید.
مديريت برنامه و بودجه
بودجه‌ریزی و توزیع منابع میان واحدها و دستگاه‌های اجرایی سازمان در سطوح مختلف در بسته مدیریت برنامه و بودجه انجام می‌پذیرد. هدف اصلی این بخش تعریف فرآیند برنامه‌ریزی و بودجه‌بندی در سازمان است که در یک دوره سالانه و بر اساس یافته‌های مصوب و اصول بودجه‌بندی در چند سطح مختلف مانند برنامه ، فعاليت و اقدام در ساختاری درختی قابل تعریف می‌باشد. استفاده از ساختار درختی در آلبوم بودجه به منظور ساده‌سازی اطلاعات حجیم و دسترسی سریع‌تر به فصل‌های مختلف بودجه صورت پذیرفته است.
در این بخش از سامانه سیبنا، مدیریت اجرای بودجه در سازمان با توجه به بودجه هر یک از واحدهای سازمانی درقالب گردشکارهای الکترونیکی فرم تفصیلی ستادی، فرم تفصیلی منطقه‌های قرارداد، خرید کالا و خدمات انجام می‌شود.
مدیریت اسناد و مدارک
مدیریت متمرکز فایل‌ها، اسناد و مستندات مورد نیاز در مسیر اجرای بودجه در این بخش انجام می‌شود. تقریبا در سرتاسر سامانه سیبنا امکان پیوست اسناد و مدارک فراهم آمده است، تا اطلاعات گردآمده در سامانه به صورت مستند و به همراه پیوست‌های مورد نیاز نگهداری گردد.
به عنوان مثال چنانچه در پرونده الکترونیکی پیمانکار و تأمین‌کننده فایلی ذخیره گردد این فایل می‌تواند در تنظیم قرارداد نیز مورد استفاده قرار گیرد و نیازی به دریافت مجدد آن نمی‌باشد تا از گردآوری اسناد تکراری و حجیم سازی اطلاعات جلوگیری گردد.
در بسته مدیریت اسناد و مدارک امکان الحاق انواع مختلفی از فایل‌ها به عنوان پیوست موجود می‌باشد. علاوه بر آن مستندات از نظر اندازه و حجم نیز قابل کنترل هستند تا اگر در جایی نیاز به استفاده از اسناد با حجم کم باشد بتوان نظارت‌های حجمی مورد نظر را حین اخذ فایل از کاربر توسط سیبنا به صورت خودکار در نظر گرفت.