نرم افزار اتوماسیون مکاتبات اداری
اتوماسیون مکاتبات اداری ، امكان مدیریت بر گردش مستندات و مكتوبات را در یك سازمان
فراهم مینماید. این مكتوبات علاوه بر نامه و مستندات مرسوم سازمانی، شامل موارد
جدیدی از جمله فرمهای پویا، مستندات در گردش سایر نرمافزارهای مرتبط، فكس و
نامههای پست الكترونیكی میباشد. در این نرم افزار ضمن تولید و نگهداری تمام
مکاتبات صادره و داخلی بصورت دیجیتالی قابلیت های زیادی همچون کارتابل الکترونیکی،
جست و جوی آسان و سریع نامه، گزارش پی گیری نامه های وارده/صادره، پاسخگویی سریع و
به موقع به مراجعان، اعمال کنترل مناسب بر کاربران، ثبت و نگهداری بهینه اطلاعات در
اختیار کاربران قرار خواهد گرفت.
مزایای نرم افزار برای سازمان:
- حذف حداکثری کاغذ از چرخه عملیات سازمان
- مدیریت بر گردش مستندات و مكتوبات سازمان
- کنترل امنیت و سطح دسترسی بر مبنای مسئولیت سازمان
- انجام کلیه کارهای مرتبط با مسئولیت سازمانی از راه دور و در بستر اینترنت
- تعریف دبیرخانه های متعدد با تعداد دلخواه دوره دبیرخانه و تعریف دفاتر اندیکاتور متعدد برای هر دبیرخانه
- ارجاع نامه در قالب یک کار (Task) جهت استفاده از امکانات Workflow
- تعیین مهلت پاسخ ( اقدام ) برای نامه ارجاع شده و انجام
- هشدارهای اتوماتیک به کاربران ذیربط از طرف نرم افزار
مزایای نرم افزار برای مدیران:
- مشاهده میزکار افراد تحت مسئولیت
- تعیین جانشین برای کابر و امکان انجام امور محوله از سوی جانشین
- امکان بازبینی مراحل طی شده نامه بصورت مشاهده اقدامات انجام شده توسط کاربران مختلف
- انجام تمام و یا بخشی از عملیات کارشناسان
- امکان جستجوی نامه ها به صورت پارامتریک بر اساس کلیه فیلدهای اطلاعاتی به صورت تک فیلد یا ترکیب چند فیلد
- امکان گزارش گیری و مشاهده نامه های دردست اقدام و مکاتبات بدون پاسخ
- در اختیار داشتن امکان تابلو مدیریت و نمایش نمودارها و گزارش های مدیریتی عملکرد حوزه مدیریت
- تعریف پروندههای شخصی و ثبت نامه در آنها
مزایای نرم افزار برای کارشناسان:
- امکان تعریف کلیه اطلاعات پایه مورد نیاز در نرم افزار اتوماسیون از قبیل انواع طبقه بندی امنیتی نامه (عادی و محرمانه و ...)،
انواع ارجحیت نامه (عادی، فوری، آنی و ..)، روش ارسال نامه (دستی، پیک، ارباب رجوع،
پست و ...)، انواع روابط بین نامه ها (مانند عطف، پیرو، جوابیه و...)، دلائل ارجاع،
شرحها و پارافهای پرتکرار، فرمتهای گوناگون برای شماره نامه و کلید واژگان
- امکان تعریف اشخاص (حقیقی و حقوقی) طرف مکاتبه )شامل نام سازمان، سمت سازمانی، نام شخص،
آدرسهای پستی، شماره های تلفن و فکس، Emailو سایر جزئیات(
- ایجاد ارتباطات استاندارد(پیرو، بازگشت و عطف) و ارتباطات دلخواه تعریف شده توسط کاربر بین نامه ها
و امکان مشاهده نامه های مرتبط با یک نامه
- امکان تایپ و ویرایش نامه های داخلی و صادره درداخل برنامه
- تایپ نامه تحت قالبهای از پیش تعیین شده در نرم افزار Word
- تهیه فرمتهای متعدد(Templates ) جهت ایجاد متن نامه های داخلی یا صادره
- ارسال نامه صادره و داخلی و رونوشتهای آنها برای چندین گیرنده
- انتساب کلید واژگان فارسی و انگلیسی به نامه ها و استفاده از آنها در جستجوی نامه
- چاپ نامه برای چندین گیرنده
- چاپ نامه همراه با امضاء الکترونیکی و یا بدون آن
- امکان تهیه و چاپ رسید نامه برای نامه های وارده و صادره
- نگهداری اطلاعات مربوط به چاپ نامه ( کاربر چاپ گیرنده، تاریخ و زمان چاپ و غیره)
- امکان ارجاع نامه به واحد، پست سازمانی و یا کارمند سازمان
- پاراف نامه بصورت متن، صوت یا با استفاده از قلم نوری
- امکان جستجوی نامه ها بصورت پارامتریک بر اساس کلیه فیلدهای اطلاعاتی بصورت
تک فیلد یا ترکیب چند فیلد اطلاعاتی
- امکان بازبینی مراحل طی شده نامه بصورت مشاهده اقدامات انجام شده توسط کاربران مختلف
- امکان گزارش گیری و مشاهده نامه های دردست اقدام و مکاتبات بدون پاسخ
- امکان Customize کردن میزکار توسط هر کاربر
- امکان ارسال پیام (Mail) بصورت Offline برای کاربران دیگر
- ایجاد پوشه پیامهای دریافتی(Inbox) برای هر کاربر جهت مشاهده پیامهای دریافتی
- ایجاد پوشه پیامهای ارسالی (Outbox) برای هر کاربر جهت ذخیره سازی پیامهای ارسالی
- امکان ارسال پیامهای فوری (Instant Message) برای کاربرانی که وارد برنامه شده اند
- تعریف پروندههای شخصی و ثبت نامه در آنها